Exploiter l’Intelligence Artificielle pour automatiser et améliorer les missions de secrétariat et d’assistance

Comment l’IA peut-elle simplifier et fiabiliser les missions de secrétariat et d’assistance ?

Cette formation vous permettra de comprendre comment l’IA peut vous aider à rédiger des comptes rendus, trier des e-mails, organiser des plannings, gérer des bases de données et automatiser les tâches administratives. Vous apprendrez à utiliser des outils d’IA simples et accessibles pour améliorer votre quotidien professionnel. Cette formation s’adresse aux débutants souhaitant se moderniser tout en gardant la maîtrise de leur organisation.

Durée totale :
12h

Modalités :
> 12h en présentiel
> 12h en distanciel

Prochaines dates :

Des sessions sont programmées régulièrement – Nous contacter.

Tarif :
Sur demande

* Exonération de TVA prévue à l’article 26144 du CGI

Objectifs pédagogiques

Comprendre les bénéfices et limites des outils d’IA en contexte administratif
Appliquer les outils d’IA pour automatiser la gestion de l’information
Optimiser l’organisation quotidienne avec les outils IA
Créer des outils de communication clairs et personnalisés grâce à l’IA

Public visé

Pré-requis

Programme de formation

Exploiter l’Intelligence Artificielle pour automatiser et améliorer les missions de secrétariat et d’assistance

Module 1 : Découvrir les apports de l’IA dans les fonctions d’assistance

Quiz de découverte
Définition : intelligence artificielle générative, analytique et prédictive
Outils utiles : ChatGPT, Otter.ai, Google Calendar AI, Notion AI
Cartographie des cas d’usage : classement, transcription, rappels, réponses mail, etc.
Éthique et vigilance : sécurité des données, fiabilité des réponses, vérification humaine

Module 2 : Automatiser la gestion administrative et documentaire

Classement intelligent des documents numériques
Reconnaissance et extraction automatique de données dans un fichier (dates, montants, infos clés)
Archivage IA : règles, filtres et étiquetage automatique
Moteurs de recherche par mot-clé assistés par IA

Module 3 : Gagner du temps dans la gestion des agendas et réunions

Gestion intelligente des agendas partagés
Suggestions automatiques de créneaux (via Google Calendar AI)
Suivi et relances automatisées
Transcription de réunions avec Otter.ai ou ChatGPT
Planification IA de tâches récurrentes ou projets multi-acteurs

Module 4 : Améliorer la qualité de la communication et du service interne

Génération de mails types ou personnalisés
Correction automatique des textes (orthographe, ton, clarté)
Réponses automatisées aux demandes fréquentes
Création d’un chatbot interne simplifié pour service RH / IT / logistique
Synthèse de tickets ou demandes entrantes

Quiz d’évaluation

Télécharger le programme

Cliquez ici

Les formatrices

Nous nous réservons le droit de positionner un autre formateur si besoin.

Les moyens pédagogiques
et techniques

Un espace personnel de formation en ligne avec accès direct aux salles de visioconférence. Les modalités d’accès à la plateforme sont décrites dans le livret d’accueil remis dès votre inscription à la formation
Des ressources e-learning auto formatives disponibles au sein de votre espace personnel de formation « Digiforma »
Des supports de formation téléchargeables via la plateforme : slides de cours, exercices…
Un accès à notre communauté privée LinkedIn

Méthodes mobilisées et
modalités d’évaluation

Alternance entre méthode transmissives et expérientielles. Les activités sont développées autour d’exemples et de ressources fournies par Ambition Marketing.
Des quiz d'évaluation permettent d'évaluer l'atteinte des objectifs.
Des ateliers sont effectués tout au long du parcours de la formation.
Un certificat de réalisation viendra attester du suivi de la formation par le stagiaire.

Modalité d’accès

Déroulement du processus d’inscription : La pré-inscription en ligne ou par téléphone est toujours complétée par un entretien téléphonique de l’étude de votre besoin. Nous vous proposons un parcours adapté et formalisé par une convention de formation dans un délai de 2 jours.
Votre inscription est validée et définitive le jour de réception de la convention de formation signée par vos soins et reçue par nos services (au plus tard 2 semaines avant la date de début de formation).

« Avant de suivre la formation LinkedIn, je savais utiliser la plateforme grâce à quelques notions. Cependant, cette formation m’a permis d’améliorer ma présence sur le réseau, notamment par l’automatisation de la recherche d’information et de la publication. Grâce à l’équipe d’Ambition Marketing Formations, j’ai véritablement gagné en efficacité ! »

Caroline RATURAT